RouteFlow koppelt je Google Agenda, Outlook en registreert automatisch ritten op basis van afspraken met locatie — inclusief kilometerberekening en fiscale rapportages.
Ik zie mijn ritten niet na synchroniseren. Wat nu?
RouteFlow maakt alleen ritten aan bij agenda-afspraken met een locatie. Check of je afspraken een adres hebben:
Google Agenda: open de afspraak → veld “Locatie toevoegen” → typ een adres of plaatsnaam.
Outlook: open de afspraak → veld “Location” / “Locatie” → voer het volledige adres in (niet alleen “Online” of “Teams”).
Na het aanpassen: klik op Synchroniseer op de Ritten-pagina. Bestaande afspraken worden opnieuw ingelezen.
Let op: “Zoom”, “Teams-link” of een videocall-URL telt niet als locatie — er is een fysiek adres nodig om een rit te berekenen.
Hoe worden mijn ritten als zakelijk of privé gelabeld?
Standaard zijn alle ritten zakelijk. Met AI Smart Labeling (Groei-plan) analyseert RouteFlow titel, bestemming, tijdstip en jouw historische labels om automatisch privé-ritten te herkennen — denk aan Albert Heijn, de sportschool of een weekend-bezoek. Je kan altijd met één klik handmatig wisselen; elke wijziging wordt bewaard in de auditlog.
Vanaf welk plan kan ik AI Smart Labeling gebruiken?
AI Smart Labeling is beschikbaar vanaf het Groei-plan. Op Basis kan je ritten nog steeds handmatig als zakelijk of privé labelen met één klik — automatische herkenning, historische analyse en de lage-zekerheid-controle zitten alleen in Groei en hoger. Upgraden kan op elk moment vanuit Instellingen → Abonnement.
Voldoet RouteFlow aan het Normenkader van de Belastingdienst?
Ja. RouteFlow is opgezet volgens het Normenkader Rittenregistratiesystemen (RRS v1.30) van de Belastingdienst. Concreet betekent dit: ritten worden 7 jaar bewaard (conform art. 52 AWR), elke wijziging zit in een auditlog en je kan een XAF-Auditfile exporteren voor fiscale controle. Je rapportages bevatten alle verplichte velden: datum, bestuurder, kenteken, van/naar, km en karakter. Let op: de Belastingdienst certificeert geen software — de uiteindelijke beoordeling van je administratie blijft aan jou en/of je accountant.
Wat is de onbelaste kilometervergoeding in 2026?
€0,25 per zakelijke kilometer (art. 31a lid 2 sub a Wet LB 1964). RouteFlow berekent dit bedrag automatisch per maand en per jaar. In je rapportage zie je direct welk bedrag je onbelast mag declareren of wat je werkgever mag vergoeden.
Kan ik RouteFlow gebruiken met een auto van de zaak of leaseauto?
Ja, daar is het juist voor gebouwd. Bij een auto van de zaak is een sluitende rittenregistratie verplicht om bijtelling te vermijden bij ≤500 privé-km per jaar. RouteFlow registreert automatisch zowel zakelijke als privé-ritten en levert een rapport dat voldoet aan alle fiscale eisen.
Wat gebeurt er als ik onderweg stop bij een klant, AH én thuis?
RouteFlow maakt daar drie losse ritten van: thuis → klant, klant → AH, AH → thuis. De eerste en laatste blijven zakelijk, de middelste wordt automatisch als privé gelabeld zodra AI Smart Labeling “Albert Heijn” herkent. Je kunt de standaard-startlocatie (thuis of kantoor) instellen per organisatie.
Synchroniseert het automatisch of moet ik dat handmatig doen?
Op het Basis-plan synchroniseer je handmatig met één klik op de Ritten-pagina. Op het Groei-plan draait er een automatische sync in de achtergrond — nieuwe afspraken verschijnen dus vanzelf als ritten. Dubbele ritten worden automatisch voorkomen via een unieke koppeling met het agenda-event.
Hoe zit het met mijn privacy en locatiedata?
RouteFlow verwerkt persoonsgegevens conform de AVG. We slaan alleen agenda-gegevens op van afspraken met een locatie — geen gesprekken, geen deelnemers, geen inhoud. Adressen worden gebruikt om afstanden te berekenen (via Google Maps) en bewaard in onze database (Supabase, EU). Voor AI Smart Labeling worden rittitel, bestemming en tijdstip naar OpenAI (VS, onder Standard Contractual Clauses) gestuurd. Je kan je volledige data exporteren of je account verwijderen vanuit Instellingen.
Wat kost RouteFlow per maand?
Vier plannen: Basis (€15/mnd) voor ZZP'ers met agenda-koppeling en rapportages, Groei (€40/mnd) met AI Smart Labeling, integriteitscheck en XAF-export, Team (€80/mnd) met teamdashboard en uitnodigingen, en Zakelijk (vanaf €165/mnd) voor fleet-managers met prioritaire support. Alle prijzen zijn ex. btw per maand. Bij jaarfacturatie krijg je 17,5% korting. Opzeggen kan maandelijks, zonder kleine lettertjes.